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Algunos datos de la empresa todavía no están capturados (ciudad (jurisdicción), domicilio fiscal, proveedor de correo, razón social, región de los servidores, representante legal, RFC). Mientras tanto aparecen como «dato pendiente»; para cualquier duda escríbenos desde contacto.

Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales

CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que celebran:

• EL RESPONSABLE: el Cliente de Convivia identificado en su cuenta. Puede ser la administradora, el condominio por conducto de su administrador o representante, el comité o la persona que contrata el Servicio para una o varias propiedades.
• EL ENCARGADO: dato pendiente, con RFC dato pendiente y domicilio en dato pendiente, representada por dato pendiente.

Declaraciones

1. Del Responsable.
   • Que recaba y trata los datos personales de los condóminos, propietarios, inquilinos, familiares, personal doméstico, visitantes, proveedores y empleados de las propiedades que administra (los «Titulares»).
   • Que cuenta con un aviso de privacidad y con la base legal o el consentimiento necesario para tratarlos y para encargar su tratamiento a un tercero.
   • Que tiene facultades para firmar este contrato en nombre de la propiedad o propiedades.
2. Del Encargado.
   • Que opera la plataforma Convivia.
   • Que cuenta con medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales.

Cláusulas

Primera. Objeto

El Responsable encarga al Encargado el tratamiento de los datos personales de los Titulares con el único fin de prestar el servicio Convivia contratado (el «Servicio»):

• almacenarlos;
• mostrarlos a los Usuarios autorizados;
• procesar cuotas, pagos, facturas, accesos, mantenimiento y comunicaciones;
• generar reportes;
• dar soporte técnico.

Segunda. Datos y Titulares

El Servicio no está diseñado para datos sensibles. Si el Responsable decide capturarlos (por ejemplo, información de salud en un reporte), lo hace bajo su responsabilidad y con el consentimiento expreso y por escrito que exige la ley.

Tercera. Obligaciones del Encargado

El Encargado se obliga a:

1. Seguir instrucciones. Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Responsable, que son las de este contrato, los Términos y las acciones que el Responsable realiza en el Servicio.
2. No usarlos para sí. No usar los datos para finalidades propias ni distintas de las encargadas. En particular, no venderlos, no usarlos para publicidad propia ni de terceros y no entrenar con ellos modelos de inteligencia artificial.
3. Seguridad. Aplicar y mantener medidas de seguridad:
   • cifrado en tránsito;
   • cifrado de secretos y credenciales;
   • aislamiento lógico entre propiedades;
   • control de acceso por roles;
   • verificación en dos pasos para perfiles sensibles;
   • bitácora de acciones;
   • respaldos;
   • control de los archivos por permisos.
4. Confidencialidad. Guardar confidencialidad sobre los datos, también después de terminado el contrato. El personal que tenga acceso debe estar obligado a lo mismo.
5. Acceso del soporte. Que su personal de soporte entre a la información de una propiedad solo con autorización del Responsable, por tiempo limitado y, por defecto, en modo de solo lectura, y que quede registro en la bitácora.
6. Derechos ARCO. Ayudar al Responsable a atender las solicitudes de los Titulares con las herramientas del Servicio: descarga de datos y registro y seguimiento de solicitudes con su plazo. Si un Titular se dirige directamente al Encargado, este se la turnará al Responsable en un máximo de 3 días hábiles y no la contestará por su cuenta.
7. Vulneraciones de seguridad. Avisar al Responsable sin demora indebida, y a más tardar en 72 horas desde que la confirme, de cualquier vulneración que afecte sus datos. El aviso debe incluir:
   • su naturaleza;
   • los datos afectados;
   • las medidas tomadas;
   • las recomendaciones para los Titulares.
8. Fin del contrato. Al terminar el Servicio, entregar los datos al Responsable en formatos abiertos (Excel, PDF, XML, JSON) durante 90 días naturales y después suprimirlos de forma segura, incluidas las copias de respaldo en su ciclo normal de rotación. Se exceptúa lo que la ley obligue a conservar.
9. Auditoría. Permitir al Responsable verificar el cumplimiento de este contrato mediante:
   • un cuestionario de seguridad;
   • la información pública de seguridad del Servicio;
   • para clientes con más de 500 unidades, una revisión documental al año con aviso previo de 30 días.

Cuarta. Subencargados

1. Autorización. El Responsable autoriza al Encargado a apoyarse en los subencargados que se listan abajo. El Encargado se obliga a:
   • exigirles obligaciones de protección equivalentes a las de este contrato;
   • responder por ellos frente al Responsable.

2. Cambios de subencargados. El Encargado avisará al Responsable con al menos 15 días naturales de anticipación sobre cualquier subencargado nuevo. Si el Responsable se opone por una razón fundada y no se llega a una solución, puede terminar el Servicio sin penalización y con reembolso proporcional del periodo pagado no usado.
3. Servicios que contrata el Responsable. Los servicios que el Responsable contrata por su cuenta no son subencargados del Encargado: son proveedores o terceros del Responsable. Por ejemplo:
   • su cuenta de Stripe o PayPal para cobrar a los condóminos;
   • su cuenta de Finkok y su CSD;
   • su propia cuenta de WhatsApp Business;
   • su servidor de correo;
   • sus equipos de control de acceso.

Quinta. Obligaciones del Responsable

1. Contar con el aviso de privacidad y, cuando se requiera, con el consentimiento de los Titulares. Convivia ofrece un espacio para publicar ese aviso.
2. Capturar solo los datos necesarios y mantenerlos exactos.
3. Dar acceso solo a los Usuarios que lo necesiten y con los permisos adecuados.
4. Obtener el consentimiento previo de los condóminos para enviarles mensajes por WhatsApp o SMS cuando la ley o las políticas de Meta lo exijan.
5. Atender las solicitudes ARCO de los Titulares en los plazos de ley: 20 días hábiles para responder y 15 para hacerla efectiva.

Sexta. Transferencias internacionales

Algunos subencargados están fuera de México. El Encargado se asegurará de que apliquen medidas de protección equivalentes. Comunicar datos a un encargado no constituye una transferencia (art. 2, fr. XX LFPDPPP).

Séptima. Responsabilidad

Cada parte responde por sus propios incumplimientos. La responsabilidad del Encargado se rige por la cláusula de limitación de responsabilidad de los Términos, salvo en caso de:

• dolo;
• negligencia grave;
• uso de los datos para fines distintos de los encargados.

Octava. Vigencia

Este contrato está vigente mientras el Responsable tenga al menos una propiedad en Convivia, más el periodo de entrega y supresión de la cláusula Tercera, punto 8.

Novena. Ley y jurisdicción

Se rige por las leyes federales mexicanas. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales de dato pendiente.

Versión 1.0 (2026-11-06) · OL Sistemas